Генеральный директор Консалтинговой компании «Суворова и Партнеры» Елена Суворова
www.suvorova.biz
Опубликовано в журнале Business education review
Все возможные варианты тендеров широко используются в мировой и российской практике. Наиболее активно в реализации госзакупок — в США, в России, в Европейском сообществе, других странах с развитой рыночной экономикой. Правила международной торговли предусматривают для стран-участниц Всемирной торговой организации использование открытых конкурентных процедур размещения госзаказов. Конкурсность госзакупок определяется и их объемом, и ответственностью за расходование средств налогоплательщиков. Тендеры также постоянно проводятся крупными и средними коммерческими компаниями. И даже если не всегда позволяют снизить стоимость закупки, то всегда дают возможность компании-организатору собрать максимум информации о рынке поставщиков интересующих товаров/услуг и определиться с критериями поставщика для своей компании и с учетом сложности своих задач. И даже если это не тендер по всем правилам, то при любой значимой закупке заказчик рассматривает несколько предложений и по сути это тоже конкурс или тендер.
Собственно, термин тендер (tender — англ.) и означает конкурс. Различие понятий конкурса и тендера не столь юридическое, сколько ментальное российское. И отличаются не больше, чем «гостиница» от «hotel». Проведение тендеров включает ряд обязательных шагов.
| № | шаги | Содержание действий | Участники/исполнители |
| 1 | Определение потребностей | Выявление внутренних потребностей к закупке, их согласованность с целями организации | Внутренние сотрудники или специалисты организации, чиновники ведомства |
| 2 | Подготовка к проведению конкурса | Формирование группы экспертов для проведения конкурса, разработка технического задания (ТЗ), критериев выбора поставщика | Группа экспертов |
| 3 | Приглашение поставщиков к участию в конкурсе | Информирование потенциальных поставщиков: СМИ, прямые заявки и приглашения к участию в тендере потенциальных поставщиков | Группа экспертов, СМИ |
| 4 | Подготовка и подача поставщиками предложений | Подготовка и подача поставщиками предложений | Сотрудники и специалисты поставщиков |
| 5 | Прием предложений | Прием предложений | Группа экспертов |
| 6 | Оценка предложений | Изучение, анализ и экспертная оценка предложений | Группа экспертов |
| 7 | Определение победителей | Выбор, согласно критериям | Группа экспертов |
| 8 | Заключение контракта | Подписание договора | Высшее руководство закупщика |
Стоит ли «овчинка» «выделки»?
Позволяет ли тендер на самом деле выбрать лучшего поставщика? Позволяет ли он снизить стоимость закупки? Или это одна из бизнес-игр, в которой могут быть свои победители и проигравшие? Мы рассмотрим несколько примеров и постараемся найти ответы на эти вопросы.
Тендеры действительно позволяют выбирать лучшего поставщика и выторговать лучшую цену. Конечно, при незначительном влиянии человеческого фактора и только в том случае, когда «овчинка стоит выделки». То есть, когда речь идет о значительном объеме закупки, а участники экспертной группы, действительно, эксперты.
Экономическая выгода от проведения тендера или ее отсутствие зависит от того, о какой сумме закупки идет речь, и какие средства/ресурсы расходуются собственно на проведение тендера. В контексте вопроса о выборе провайдера или поставщика тренинговых услуг, соответственно, ключевой вопрос в том, какую задачу важно решить клиенту — провести один тренинг, или планируется длительное взаимодействие, нужно научить своих сотрудников как можно работать эффективнее или важнее «вписать» брендовое имя поставщика в историю своей компании, как символический знак качества. Как видите, и цели и задачи даже в этом локальном вопросе могут существенно меняться. Приоритет одной цели может противоречить достижению другой, а также существенно влиять на стоимость.
Поэтому ключевым фактором успешного проведения тендера, в частности, тренинговых услуг является тщательно проведенные 1-й и 2-й этапы — определение потребностей, согласованных с целями организации и наличие группы экспертов, способной прописать ТЗ поставщикам и определить критерии выбора провайдера.
При качественно проведенных этих 2-х этапах, сразу становится ясно, а нужен ли тендер. Так как, имея готовое ТЗ, и критерии выбора поставщика, закупщик существенно сужает круг поставщиков, предложения которых ему необходимо рассматривать. А значит, экономит и время своих экспертов и повышает эффективность самого тендера. Но прислушиваться к мнению внешних консультантов все равно важно. Возможно, что существующая проблема решается не только тренингом, а иногда и не тренингом вовсе.
Поэтому, можно пойти и другим путем. Описав требующие ответов вопросы и текущую ситуацию в своей компании, дать возможность участникам тендера предлагать свои варианты решений.
Здесь важно отметить, что в обучении, консалтинговых и тренинговых услугах, как и в услугах в целом, сильное влияние имеют рекомендации. Особенно, рекомендации знакомых людей, пользующихся авторитетом, или других клиентов поставщика. То есть, в услугах от человеческого фактора никуда не деться. Это и понятно. Ведь чтобы быть уверенным в своем выборе, заказчик должен доверять поставщику. Рекомендации авторитетных людей и знакомых, личное знакомство позволяют это доверие установить, и, фактически, выступают гарантией успеха взаимодействия. Отсюда вывод — а нужен ли тендер? Не раз и не два я наблюдала ситуацию, когда, собрав максимум информации о существующих предложениях, изучив и проанализировав около 100 коммерческих предложений, исписав тонны бумаги и проведя десятки встреч с представителями потенциальных поставщиком, организатор тендера останавливался на предложении поставщика, который работает и с кем-то из его партнеров или клиентов. На все про все уходило до полугода, а вопрос обучения продавцов навыкам продаж все висел. А тендер все шел, по старому ТЗ, которое уже тоже давно надо было корректировать. Вот уж, действительно, время — деньги. Стоит ли такая овчинка такой выделки? Ведь за прошедшие полгода можно было не только провести тренинг, но и в разы окупить инвестиции в его организацию и проведение — получить результат.
Опора на менеджмент рекомендаций значительно сокращает издержки заказчика по проведению такого тендера и выбор поставщика. А уж когда поставщик выбран и есть доверие, любое ТЗ — реализуемо. Главное, доверять друг другу, прислушиваться друг к другу, ставить задачи, но не навязывать способ решения, и помнить, что в разных компаниях схожие задачи могут решаться отличными способами, а единственная задача тренера или консультанта — выбрать лучший.
Это логичный ответ на пожелания многих клиентов: «Сделайте нам, как у этих…, или как у тех…». Может лучше все-таки сделать так, как лучше для достижения ваших целей? Ведь «Туфли, которые подходят одному человеку, жмут другому; нет рецепта как жить, который подходит для всех случаев» (Карл Юнг).
Личная практика и практика коллег также подтверждает, что менеджмент рекомендаций — оптимальный путь и для заказчика и для поставщика услуг, даже в тендерах.
О критериях выбора и их значении
Тем, кто все-таки решился проводить тендер среди поставщиков краткосрочного обучения стоит познакомиться со списком критериев, наиболее часто предъявляемых к провайдерам краткосрочного обучения, способами определения этих критериев и их значением.
Сами критерии выбора мы разделили на три блока: критерии выбора провайдера, критерии выбора тренера-консультанта, критерии выбора программы. Надеемся, уже давно ни для кого не секрет, что известной и брендовой компании вам могут предложить воспользоваться услугами начинающего тренера, и, наоборот, в «молодой» компании, созданной опытными тренерами-консультантами можно ожидать лучшее качество услуг и лучшие цены. Также и с самими тренерами, молодой и энергичный «зажигает», а «звезда», почивающая на лаврах, не всегда оправдывает ожидания заказчика. Вобщем, критерии критериями, но все очень относительно. Особенно в услугах, объективных критериев качества которых иногда просто нет, только субъективные сводятся к «нравится-не нравится», «нам было полезно-бесполезно».
И тем не менее.
| Критерии выбора провайдера | Как определяются | Что значат в стоимости услуг | |
| 1 | Известность компании | Присутствие в СМИ, участие в отраслевых выставках, наличие публикаций специалистов, отзывы клиентов | Чем больше известность, чем выше стоимость и меньше возможностей для получения скидок |
| 2 | Деловая репутация | Качество отзывов клиентов, оценки экспертов | Чем лучше, тем дороже |
| 3 | Опыт работы на рынке | Возраст компании | Чем опытнее, тем меньше скидок |
| 4 | Уровень организационной работы | Наличие собственных учебных аудиторий, организация процесса обучения, оперативность оформления документов | Снимает оргвопросы с заказчика, но увеличивает стоимость услуг |
| 5 | Клиентоориентированность | Приветливость и компетентность персонала, скорость реакции на запрос клиента, гибкость и адаптивность программ, удовольствие от взаимодействия | бесценно |
| 6 | Технологичность работы | Наличие стандартов работы: диагностика, оценка результатов, отчетность, консультирование в процессе постановки задачи на обучение | Заложено в базовой стоимости услуг |
| 7 | Качество презентационных материалов | Презентации, информация о компании и тренерах, достижениях, Интернет-представительство | Заложено в базовой стоимости услуг |
| 8 | Уровень учебных и методических материалов | Содержательность, структурированность, удобство пользования, наглядность, качественное оформление | Заложено в базовой стоимости услуг |
| 9 | Местоположение и техническая база | Территориальное расположение учебных аудиторий и их необходимая техническая оснащенность | Влияет в зависимости от статусности места |
| 10 | Соответствие обещаний реальным результатам | Только после факта взаимодействия и с учетом субъективности оценок | — |
| 11 | Наличие лицензии на образовательную деятельность | Критерий по требованию заказчика. По закону на краткосрочное обучение (семинары и тренинги) лицензия не требуется | Если для вас это важно, приготовьтесь платить больше |
| Критерии выбора тренера-консультанта | Как определяются | Что значат в стоимости услуг | |
| 1 | Известность тренера-консультанта | Личный бренд, отзывы клиентов, наличие публикаций и ссылок в СМИ, как на авторитетное лицо, опыт работы | Конечно, увеличивает стоимость |
| 2 | Репутация | Отзывы клиентов | Увеличивает |
| 3 | Компетентность тренера-консультанта | Опыт работы в соответствующих отраслях, гибкость подхода к решению задач заказчика, понимание задач заказчика, владение методиками, образованность, кругозор, экспертность, инновационность авторских программ, собственные разработки | Увеличивает |
| 4 | Соответствие личных качеств целям и задачам обучения | Как понимаем, не будет эффективен тренинг по тайм-менеджменту, проведенный тренером, который ТМ не практикует в своей жизни и т.д. | Соответствие просто должно быть |
| 5 | Менталитет | Соответствие ментальности, взглядов, образа мира тренера-консультанта и заказчика | Должно быть соответствие ментальностей, иначе, будет разговор на «разных языках» |
| Критерии выбора программ | Как определяются | Что значат в стоимости услуг | |
| 1 | Соответствие задачам вашей компании | Субъективно. Определяет ваша экспертная группа. | — |
| 2 | Ассортимент: возможность выбора | Количество тем семинаров и тренингов | — |
| 3 | Практичность | Возможность применять немедленно в повседневной работе. Оценить можно только по результатам проведения | — |
| 4 | Новизна | Наличие новых методик, авторских разработок, эффективных инструментов. Новых с точки зрения ноу-хау на рынке услуг, и новых для заказчика | Ноу-хау на рынке увеличивают стоимость, новое для заказчика на стоимость не влияет |
При этом практика показывает, что максимальный экономический эффект от тренингов компания-заказчик получает как раз при не самых значительных инвестициях в обучение, а при средних и даже минимальных. Большинство клиентов в вопросах проведения тренингов предпочитает пользоваться услугами независимых тренеров-консультантов, возможно, фрилансеров. Это позволяет максимально поднять значение критериев выбора тренера-консультанта и программы, при этом не переплачивать за известность компании или бренд, а оргвопросы решать на свое усмотрение, используя существующие корпоративные ресурсы (переговорные комнаты, залы для совещаний) или учебные аудитории в аренду на время обучения.
Возможно, этим положением дел объясняется существующая статистика о медленном росте консалтингового и тренингового рынка в России и о мизерности российских инвестиций в краткосрочное образование (на человека в год) по сравнению с европейскими. По итогам исследования рынка бизнес-тренингов в июле 2006 г. агентство DISCOVERY Research Group объем российского рынка краткосрочного бизнес-образования ежегодно растет на 25-30%. «Однако, несмотря на рост рынка, текущий объем потребления услуг бизнес-образования в России катастрофически мал по сравнению с Европой: 1,5(у нас) и 86 (в Евопе) долл. на человека в год.
В настоящий момент на рынке действует более 450 тренинговых компаний, большая часть которых расположена в Москве. По оценкам экспертов, количество тренинговых программ превышает 1800. Наиболее популярными являются тренинги, связанные с продажами, рекламой, переговорами, менеджментом и маркетингом.
Согласно оценкам экспертов, на рынке нет компании-лидера» (Источник: РБК).
Очевидно одно, в процессе проведения тендера на любую закупку внутренние специалисты заказчика могут получить относительно полную и более-менее объективную картину о рынке краткосрочного бизнес-образования, а также потренироваться в проведении тендера. Чтобы облегчить этот процесс мы описали его в виде бизнес-процесса.
