Журнал «Бухгалтер и компьютер»
№ 11 (ноябрь) 2003г.
14-я полоса
Александр ВЕПРИНЦЕВ, Елена СУВОРОВА
Этот материал завершает первый цикл статей специалистов компании «ИТРП» о Технологии быстрого внедрения (ТБВ) и консалтинге как неотъемлемой части автоматизации, опубликованных в «БиК» № 8, 9, 10 за 2003 г. Конечно, данная тема далеко не исчерпана, и в дальнейшем мы к ней обязательно вернёмся.
Проблемы…
Сколько бы ни говорили о достоинствах того или иного программного продукта, только люди решают, «быть или не быть» автоматизации конкретного предприятия и какой именно. Любой программный продукт создается в соответствии с нуждами пользователей. Однако следует учесть, что пожеланий у пользователей всегда будет никак не меньше, чем их самих, причём требования к системе бывают порой противоречивыми и трудно выполнимыми, хотя внешне выглядят весьма просто. Вот почему последнее слово и единственное право принятия решения в этих ситуациях остается за высшим руководством предприятия-заказчика.
Высшее руководство заказчика (иногда это и собственник бизнеса) формулирует цели и ставит задачи на проект, а также определяет уровень возможных для предприятия затрат на автоматизацию (от — до). При этом принятое заказчиком решение может столкнуться с некоторыми препятствиями прежде, чем начнёт воплощаться в жизнь. Каковы же эти препятствиями?
1. Человеческий фактор. Претворять решение в жизнь в конце концов придётся людям. Однако полезно учитывать следующие моменты. На процесс окончательного принятия решения могут воздействовать разные службы и специалисты. Немалую роль тут играют и службы АСУ (ИТ), их место и статус на предприятии. ИТ-специалисты существенно влияют на выбор платформы для создания комплексной автоматизированной системы, а иногда способны в принципе отговорить свое руководство от автоматизации предприятия с использованием готового решения, приобретаемого на стороне.
Как правило, сопротивление этой службы может быть вызвано несколькими причинами. С одной стороны, ИТ-специалисты заказчика не хотят уронить свой авторитет в глазах руководства и слабо представляют своё место в будущей системе, если начальство всё-таки вознамерилось её внедрить. С другой — они недостаточно хорошо знакомы с предлагаемыми типовыми решениями и их возможностями, чтобы дать им объективную оценку. Кроме того, специалисты заказчика иногда вполне искренне считают, что смогут написать программу для автоматизации своего предприятия «с нуля» и самостоятельно, без привлечения внешних консультантов. Этот путь только поначалу кажется экономичным, но таит в себе массу опасностей. Как мы уже могли убедиться из предыдущих публикаций, серьёзный проект автоматизации — это сложный комплекс преобразований, который охватывает практически все структуры предприятия и который необходимо реализовать в кратчайшие сроки.
Практика и статистика показывают, что при создании силами своих программистов комплексной автоматизированной системы для всего предприятия (не говоря уже про MRP, ERP-системы) сроки получаются самые затяжные, а качество проекта и документированность оставляют желать лучшего. Кроме того, внутренние специалисты стремятся сохранить сложившуюся структуру предприятия и бизнеса, зафиксировать и отразить в учете и управлении фактически те бизнес-процессы, которые на нём происходят, не сильно задумываясь о том, насколько оптимально они организованы. Чтобы оценить эффективность этих процессов, требуются и теоретические знания, и опыт построения автоматизированных систем подобного класса не на одном предприятии со схожими видами деятельности. У экспертов компании-заказчика этого опыта либо нет, либо, в лучшем случае, явно не хватает. Поэтому при формулировании цели и задач будущего проекта целесообразнее воспользоваться услугами внешних специалистов в области управленческого и информационного консалтинга (консультантов, внедренцев), а вот составлять техническое задание на проект и осуществлять сами работы можно совместными усилиями. Такое сочетание позволяет не только повысить эффективность деятельности предприятия в целом, но и позитивно повлиять на ход самого процесса автоматизации.
2. Создание комплексной автоматизированной системы позволяет руководству предприятия, акционерам, собственнику бизнеса в любое время получать достоверную информацию о финансово-экономическом состоянии предприятия и его конкурентоспособности. Но эта же система жестко регламентирует и контролирует функции рядовых сотрудников, вызывает их сопротивление. Повышение нагрузки на работников, сопровождающее период проведения подобных проектов, затягивание сроков завершения при таком подходе естественно приводят к сопротивлению нововведениям со стороны ряда сотрудников, конфликтам, и как следствие — к текучести кадров. Вероятность такого исхода — аргумент в пользу создания возможностей для обучения персонала и выделения на это необходимых средств. Если создать нужную мотивацию и грамотно объяснить людям преимущества, которые они получат по завершении проекта, то обычно уровень сопротивляемости существенно снижается, и большая часть персонала охотно обучается, тем более что прохождение учебных курсов повышает квалификацию и даёт перспективы роста. Часть персонала, не способного или не желающего приобретать новые навыки, работать по-новому, руководство вынуждено переводить на другие участки или заменять. Чёткое отражение в учёте и контроль как за местами хранения ресурсов, так и за их распорядителями исключает для работника лично обогащаться незаметно для предприятия и его собственника. Многие не привыкшие работать в таких условиях сотрудники увольняются сами.
3. В ходе автоматизации вскрываются проблемные участки внутриорганизационных взаимодействий между отдельными подразделениями компании, а также внутри служб. Задержка со своевременным представлением информации одним участком, структурным подразделением мгновенно отражается на деятельности всей компании.
4. Опасение руководства, что проект не будет завершен, а затраты на него тяжёлым бременем лягут на бюджет предприятия (инвестиции впустую) скорее является следствием всех предыдущих, описанных выше факторов. Преодоление их требует значительных затрат ресурсов и средств, а ведь с течением времени и внутренняя, и внешняя ситуация для предприятия-заказчика меняется. Боязнь, что проект «подвиснет», вызывает стремление заказчика максимально сократить сроки создания и внедрения автоматизированной системы и делает разработанную специалистами «ИТРП» Технологию быстрого внедрения ещё более привлекательной и востребованной.
…и решения
Все перечисленные моменты относятся к внутриорганизационным проблемам предприятия-заказчика. Они могут быть успешно преодолены при наличии четырех условий.
Во-первых, высшему руководству предприятия (собственнику) действительно нужна достоверная информация о состоянии предприятия, и на достижение этого результата выделены необходимые ресурсы.
Во-вторых, руководство предприятия-заказчика обеспечивает четкую управляемость своего персонала на весь период выполнения проекта: от постановки цели и задач до сдачи системы в промышленную эксплуатацию.
Во-третьих, в процессе формулирования цели и задач автоматизации, а также в ходе самой автоматизации в качестве главного ориентира принимается не показная «крутизна» технического решения, а удобство для всех пользователей создаваемой системы управления предприятием. Иначе говоря, в процессе проектирования учитываются задачи каждого будущего пользователя программы, и совместно с ним создается автоматизированное рабочее место, предоставляющее ему все условия, необходимые для максимально эффективной работы. А со стороны руководства создана система мотивации сотрудников на дополнительную (сверхурочную) работу и обучение в переходный период.
В-четвертых, со стороны заказчика проектом руководит сильный менеджер, обладающей обширными знаниями и опытом в вопросах автоматизации и управления. Человек гибкий, ответственный и дисциплинированный, быстро обучающийся, умеющий быстро принимать решения в сложных ситуациях, дальновидный, при этом общительный и способный вдохновить своими идеями весь коллектив. Из опыта нашей компании именно такими людьми, к примеру, оказались руководители проектов автоматизации на «Ефремовском заводе синтетических каучуков», на предприятии «Тверьстеклопластик» и др.
Таким образом, в проект автоматизации вовлечены три группы специалистов.
1. Управленцы. В нее входят высшие менеджеры компании и руководитель проекта. Основной функцией первых является постановка цели и задач на проект, а за руководителем проекта закрепляют функции принятия и выбора конкретных практических решений из предложенных альтернатив, организации работ, ответственность за реализацию проекта.
2. Непосредственные исполнители работ по настройке системы и ее будущие пользователи. В эту группу соответственно входят отдел АСУП предприятия-заказчика и рабочая группа (состоит из представителей тех групп специалистов, которые будут работать на этой системе). Здесь основными функциями отдела АСУП являются внедрение новых технологий, обучение сотрудников, а для рабочей группы — сбор информации, необходимой для создания оптимальной автоматизированной системы, одинаково удобной для всех пользователей, освоение, внедрение и опытная эксплуатация выбранного решения, выявление и коррекция ошибок.
3. Внешние консультанты и внедренцы. К функциям этой группы можно отнести разработку технического решения, сопровождение процесса внедрения, обучение всех сотрудников предприятия-заказчика, сопровождение автоматизированной системы после сдачи ее в промышленную эксплуатацию.
Большая часть названных групп, вовлеченных в проект автоматизации, представляет персонал компании-заказчика. Здесь гораздо меньше задействовано внешних консультантов и внедренцев. Но только при полном взаимопонимании и чётком взаимодействии, гарантирующих продуктивную работу всех этих групп специалистов, можно быть уверенными в успехе проекта. Это способствует правильности принимаемых решений, быстрому темпу их реализации и главное — качественным результатам их совместной работы, а именно созданию и функционированию комплексной автоматизированной системы, которая нужна руководству и собственникам и при этом удобна и полезна для всех пользователей.
На всех успешных предприятиях (независимо от их масштаба), автоматизировать которые имели честь наши специалисты, руководство предприятия очень внимательно относилось к своему персоналу и ещё задолго до начала проекта разъясняло цели и задачи, которые в ходе автоматизации предстояло решать каждому их сотруднику. И это — единственно правильный путь для формирования положительного настроя коллектива на планируемые работы. Когда сотрудники относятся к своей работе не как к рутине или обязаловке, занимаются ею не из-под палки, не механически, а творчески, с желанием сделать лучше и быстрее, результаты превосходят все ожидания. В ходе реализации таких проектов рождаются уникальные технологические решения.
Влияние человеческого фактора при создании и внедрении автоматизированных систем трудно переоценить. Ведь все они созданы людьми…
Предприятие-заказчик автоматизированной системы в ходе автоматизации выступает одновременно инициатором, объектом и субъектом автоматизации. В этой ситуации заказчик нуждается в особом внимании, понимании и поддержке в отношении каждого своего сотрудника со стороны внешних консультантов и внедренцев, что и стараются помимо прочего на практике дать своим заказчикам специалисты компании «ИТРП».