Журнал «Бухгалтер и компьютер»
№ 1/январь 2004

Елена СУВОРОВА

Когда руководство начинает задумываться о внедрении у себя информационных технологий и, более того, комплексной информационной системы? Как ни странно, но до тех пор, пока предприятие работает прибыльно или просто сводит концы с концами, недальновидному управляющему серьезная автоматизация кажется руководству только лишней тратой средств.
Чаще всего необходимость автоматизации осознается лишь тогда, когда дела начинают идти из рук вон плохо.

Многие фирмы, пережившие первоначальный бурный период роста, столкнулись с проблемами, приобретя некоторый печальный опыт. Во время этого самого роста (за год-два) их обороты увеличились в 10-20 раз, однако характер управления практически не менялся. А это означает, что через какое-то время наступает пора кризисов. На складах постоянно растет объем нереализованной продукции, товарных запасов, что связывает практически весь оборотный капитал, причем длительное хранение на складе требует дополнительных материальных затрат на аренду помещения, зарплату кладовщикам, ведения учета, списаний в связи с потерей качества части продукции и т.д. Все это еще глубже загоняет бизнес в тупик, поскольку для развертывания новых направлений и товарных линий, которые на текущий момент представляются более перспективными, ходовыми, уже не остается средств. Да и полной гарантии, что данная продукция окажется востребованной рынком через то время, которое реально необходимо потратить на организацию ее производства, никто, конечно, дать не может. В такой ситуации необходимо срочно принимать меры по сбыту товара. Но тут выясняется, что никто в компании не знает, на какую целевую аудиторию направить свои усилия по продвижению продукции, какие цены поставить, где дать рекламу, как организовать этот сбыт: раньше клиенты приходили сами, информация о них нигде не фиксировалась, как не фиксировались и их пожелания по качеству товара и ассортименту.

Во время кризиса сбыта ассортиментный ряд скорее всего не будет пополняться новыми товарными позициями, а то и вовсе может сократиться. Оптовики постоянно отслеживающие розничный спрос и тоже стараются выбирать поставщиков с учетом богатого ассортимента (под большой заказ можно получить дополнительные скидки), четкого соблюдения сроков отгрузки/поставки, возможности возврата/обмена брака и т.п.

Тут как тут и кризис производства — наступает он почти одновременно с кризисом сбыта. Ведь так же, как ив случае взаимодействия с покупателем, слабо отслеживались сопутствующие аспекты сделок с поставщиками… Выдерживают ли они сроки поставки и требования к качеству сырья, оборудования, материалов?

Если бы причина кризиса лежала только в этих сферах, то проблема легко решалась бы внедрением автоматизированной системой учета договоров (сделок). Уже только эта мера позволяет сократить потери, связанные с зависанием оборотного капитала в товарах на складе и ростом процентных платежей.

Но, как уже говорилось, даже эти проблемы сбыта — лишь следствие. Должен измениться сам характер и принципы управления компанией. Необходимо описать, формализовать бизнес-процессы предприятия и оптимизировать их. Чаще всего, немалые убытки обнаруживаются в неправильном расчете себестоимости выпускаемой продукции. Без учета всех расходов подсчитать правильно просто невозможно.
Но не только надвигающийся или уже наступивший кризис заставляет предприятия задуматься о необходимости использования в своей работе высоких информационных технологий. Есть и другие причины.

Зачем нужна автоматизация?

Приведем некоторые их возможных причин, определяющих необходимость об автоматизации учета и управления в компании.

1. Прибыль начинает падать без видимых на то оснований, когда предприятие впадает в кризис и нужно найти причины убытков.

2. Передаются права собственности на предприятие, или сменяется высшее руководство (в этих случаях новый собственник и (или) новый руководитель требуют прозрачности бизнеса и оптимальной организации бизнес-процессов).

3. Предприятие выходит на внешний рынок: при этом работа с зарубежными партнерами требует соответствия уровня взаимоотношений и организации бизнеса международным стандартам и системам качества. Других методов работы они (зарубежные партнеры) не принимают и не доверяют предприятиям, бизнес которых не прозрачен даже для высшего руководства и собственника. Это недоверие вполне обосновано, поскольку без строгого учета, без поддержки принятия решений невозможно строить и вести сам этот бизнес. Например, не зная графика получения необходимых компонентов и прохождения заказов, не удается точно рассчитать сроки его подготовки, обработки и выполнения, т.е. для заказчика резко увеличивается риск не получить свой заказ к обещанному сроку, что может повлечь за собой самые серьезные последствия, причем не только финансовые. И если в России такое «необязательное» поведение, взаимодействие во многих сферах услуг, управления и бизнеса пока еще нередко сходит с рук, то с иностранными партнерами при подобном подходе о сотрудничестве лучше не мечтать. Почти весь индустриальный капиталистический мир уже давно работает по принципу Just-in-Time, т.е. производство продукции, сырья, материалов точно к сроку, что может позволить, к примеру, производственному предприятию (тип производства – позаказный) обходиться минимальными складскими помещениями. И вообще — без склада готовой продукции.

4. Изменяется форма собственности предприятия, например, происходит его перерегистрация в открытое акционерное общество (ОАО). В этом случае прозрачность бизнеса — необходимое условие для обеспечения ликвидности акций и их привлекательности для акционеров, инвесторов.

Руководству успешных предприятий объяснять необходимость автоматизации не приходится. Потому они и успешные. Соответствие качества аппаратных средств и функционала автоматизированной системы управления предприятием постоянно находится под контролем – это и есть их инструмент для эффективного управления (т.е. просто для работы). Начав в свое время с внедрения отдельных модулей и простеньких учетных систем, такие предприятия свое детище «лоскутной автоматизации» со временем заменяют комплексной информационной системой, постоянно наращивая ее функционал. Эти фирмы обычно твердо стоят на ногах, расширяя и развивая свой бизнес, превращаяст в холдинги, постепенно начинают теснить конкурентов, иногда скупая более мелкие, но вполне компании и таким образом превращая конкурентов в собственные подразделения.

Не зависимо от того, на каком программном обеспечении, какого поставщика осуществлялась автоматизация, производственные предприятия отмечают, что внедрение комплексной информационной системы приводит к следующему:

· складские запасы сокращаются на 10-35%, а иногда и больше, если тип производства – позаказное, и осуществляется по методу Just-in-Time;

· Количество своевременно выполненных заказов увеличивается на 10-20% и более (особенно в случаях, когда из-за отсутствия достоверной информации о ходе выполнения производственного заказа предприятие редко когда их выполняло своевременно);

· автоматизация закупок обеспечивает полноту и непротиворечивость информации и позволяет правильно планировать заказы сырья и материалов, что исключает избыточные или недостаточные закупки;

· производительность труда сотрудников растет на 10-30% (быстрее обрабатываются заказы на производство, заранее под заказ приобретается сырье; производственный план не имеет существенных отклонений от графика выполнения заказов, а то и плана продаж и пр.);

· увеличивается оборачиваемость товарно-материальных запасов до 65% и более;

· нормально ведется учет затрат, что позволяет сделать правильный расчет себестоимости выпускаемой продукции, обеспечивает снижение накладных расходов до 30%;

· для качественно работы с поставщиками ведется полная история взаимоотношений с ними, накапливается информация об их надежности, качестве поставляемого сырья, материалов, комплектующих, ценах на сырье и сократить сроки поставки.

В итоге руководство предприятия в любое время может получить полную информацию о состоянии бизнеса и вовремя наметить пути его дальнейшего роста. Предприятие становится стабильным и прибыльным. А иногда и сверхприбыльным.

Главное в выборе программного обеспечения для грядущей автоматизации — не сильно ошибиться с «размерчиком», потому что и цена автоматизированной будет зависеть от масштаба поставленных задач и соответствующего им комплекса. По статистике успешные предприятия тратят на автоматизацию от 3 до 12% процентов своего оборота.

Герои нашего времени
(к портрету клиентов)

На сегодняшний день, в процессе автоматизации производственных предприятий, специалисты ИТ-компаний сталкиваются с предприятиями двух типов.

Первый тип – это старейшие российские производственные гиганты с многолетней историей, на которых по сей день принято вести весь бухгалтерский учет в соответствии с отраслевыми инструкциями, методическими и регламентирующими материалами. Многие из упомянутых документов были написаны еще до начала перестройки и с тех пор не обновлялись, но и не были отменены. С тех пор существенно изменились и законодательство, и структура отраслей, и сам экономический уклад, однако некоторые базовые анахронизмы и отраслевые положения продолжают действовать и работать. В результате необходимо, чтобы создаваемая автоматизированная система отражала организационную специфику и требования заказчиков, характер производства и учетную политику, новые законодательные моменты и определенные действующие положения прежних инструкций и регламентирующих документов. В ходе внедрения наиболее экономически приемлемого для производственного предприятия типового решения разработчикам, как правило, необходимо дописывать к готовому программному продукту блоки и модули, позволяющие использовать все особенности и требования организации, в том числе нормативно-справочную информацию, различные кодификаторы (коды и шифры), рекомендованные в указанных документах для каждой отрасли или разработанные самим предприятием. В принципе, эти задачи вполне решаемые, но требует дополнительного времени разработчиков и средств заказчика.

Второй тип – производственные предприятия «нового времени», образовавшиеся после смены политической системы и экономического курса, развивавшиеся по большей части стихийно, в лучшем случае знакомые с последними законодательными актами и не руководствующиеся полезным опытом советских времен и документами, о существовании которых многие из них и не подозревают. ПБУ здесь тоже не всегда спасают. В общей массе этих предприятий разнообразие вариантов учета, например, накладных расходов и прочих производственных затрат или, скажем, списания возвратных (безвозвратных) отходов, брака ограничено только количеством предприятий. В этом случае, еще до начала какой бы то ни было автоматизации, специалисты серьезных ИТ-компаний проводят обследование и консалтинг по оптимизации организации учета, соответствующего документооборота и выбора учетной политики производственного предприятия заказчика. Причем целесообразнее это делать, дополнительно привлекая профессиональных аудиторов. После согласования и утверждения всей дальнейшей системы ведения учета с заказчиком обсуждается несколько политики с заказчиком обсуждается несколько вариантов проведения автоматизации, например, с применением готового типового решения для автоматизации производства или создание заказной системы «с нуля». В первом случае многие специфические бизнес-процессы, принятые на предприятии ранее, необходимо поменять на типовые, соответствующие «эталонной» модели типового решения.
Сам процесс обсуждения с заказчиком вариантов оптимального решения ( к примеру, по затратам) на создание автоматизированной системы, с функциональными возможностями, соответствующими его потребностям, затрагивает очень большой круг вопросов производства, учета, управления, возможностей софта, технических характеристик компьютерной сети и т.д. и лежит в области ИТ-консалтинга.

Купить ПО – не проблема, а что дальше…

Применение информационных технологий в бизнесе принесет заказчику прибыль, если его сотрудники научаться грамотно использовать все предоставляемые им возможности программного обеспечения.
После описания, оптимизации и формализации бизнес-процессов предприятия, создания и запуска в опытную эксплуатацию автоматизированной системы необходимо прописать регламенты для каждого сотрудника (для каждого АРМ) и обучить его работе по этим регламентам, на что тоже тратится немало времени.
Но пренебрегать обучением нельзя.
В конце концов, если вы купили машину, но водить не умеете и водительских прав у Вас нет, вряд ли вы сможете далеко уехать…